Case study: Customs Support
Kewill ondersteunt Customs Support bij dienstverleningCustoms Support is een van de grootste customs brokers in Nederland en organiseert de afwikkeling van douaneformaliteiten voor grote internationale logistieke spelers en producenten die met douane te maken hebben. Voor deze klanten worden diverse soorten import-, export- en transitdocumenten, zoals Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiging, afgehandeld. De afhandeling vindt zowel plaats op de borg van Customs Support als op de borgstelling van de klant. Het bedrijf heeft ruim 25 jaar ervaring als douaneagent en is voortgekomen uit Mobiel Neutraal en Port Support. In 2005 is de focus volledig op customs-afhandeling komen te liggen.
Customs Support is hard op weg een Europese speler van formaat te worden. Directeur Oscar Driessen licht toe: “Momenteel hebben we zeven kantoren in Nederland, Duitsland en Zwitserland. We zijn actief in de landen waar onze klanten dat van ons verwachten. Verder streven we naar een uniforme werkwijze in de verschillende landen, met behoud van de lokale verschillen per gebied. Dit doen we met eigen vestigingen of geschikte netwerkpartners.”
Momenteel heeft Customs Support zo’n 70 medewerkers in dienst. Zij zijn verdeeld over een detacheringstak en een business unit die zich toelegt op het in-huis afwikkelen van douanedocumentatie. Qua advisering begeleidt Customs Support klanten onder andere met AEO-aanvragen of met de implicaties die wetswijzigingen hebben op hun specifieke documenten. Het component productiewerk uit de dienstverlening van Customs Support wordt verricht met de douanesoftware van Kewill. “Een voordeel voor klanten die met ons samenwerken is dat wij uitstekend in staat zijn om hun pieken en dalen op te vangen”, vervolgt Driessen. “Omdat wij voor veel uiteenlopende organisaties werken kunnen wij het in de regel efficiënter en kosteneffectiever doen dan zijzelf. Organisaties hoeven de bezetting niet op volle sterkte te brengen en te houden voor de piekperiodes in hun organisatie. En met onze gekwalificeerde mensen hoeven ze niet voortdurend te investeren in het kennisniveau van hun organisatie. Aan de andere kant kunnen wij pieken in de ene sector opvangen tijdens een daling in andere sectoren. Daarmee behouden we een constante stroom van werk.
De douanesoftware van Kewill beschikt naast de functionaliteit om import-, export- en transitaangiftes te doen ook over een goede facturatiemodule. Door het voorfinancieren van de borg voor bepaalde klanten gaat hier op sommige momenten veel meer cash door de boeken dan omzet. Wij zochten daarvoor naar de applicatie die ons hierbij het beste ondersteunt en in staat stelt om de situatie onder controle te houden. Er zijn ook interfaces met ons andere bedrijfsmatige systeem, Microsoft Navision, gerealiseerd voor het cash management en om de kredietlimieten continu te kunnen blijven monitoren.”
“Met de douaneapplicatie van Kewill beschikken we over een stabiel en prima pakket”, aldus Driessen. “De basis is goed. De software is betrouwbaar, heeft vooraf ingebouwde controles en beschikt over een stabiele verbinding met de douanesystemen. Dit zijn belangrijke voorwaarden voor de continuïteit, anders vallen de werkzaamheden van zowel onze medewerkers als het proces bij onze klant stil. Dat is natuurlijk onacceptabel.”
Driessen besluit: “Waar het op neer komt is dat er een klik is met de organisatie en de mensen van Kewill die werken aan ons project. Zij brengen voldoende kennis en ervaring mee. Daarnaast willen zij ook graag bijdragen aan het verder verbeteren van het systeem voor Customs Support en voor de andere gebruikers van deze douanesoftware.”