Case study: Raben Group
Kewill’s Transport Management software succesvol geïmplementeerd bij Raben Group
Achtergrond
De Raben Group is al meer dan 75 jaar actief als logistiek dienstverlener op de Europese markt en verzorgt de volledige logistieke diensten van de hoogste kwaliteit aan haar klanten. Onder de dienstverlening vallen versproducten (via Fresh Logistics), diensten voor de Automotive branche (via CJ International) en zee- en luchtvracht (via Raben Sea & Air). De Raben Group heeft vestigingen in Tsjechië, Estland, Nederland, Duitsland, Letland, Litouwen, Polen, Slowakije en Oekraïne. Raben heeft zo’n 5.000 medewerkers, 430.000 m2 warehouse oppervlakte en 3.700 vervoersmiddelen tot haar beschikking.
De Raben Group heeft zich vanaf het begin van haar bestaan op de Europese markt vooral geconcentreerd op de kwaliteit van de aangeboden diensten. Een bevestiging van deze kwaliteit was het verkrijgen van het ISO 9002-certificaat in Nederland in 1996 en een jaar later in Polen. De moderne IT-infrastructuur omvat de software die opslag, transport en verzending beheert en is fundamenteel voor de organisatie bij de ondersteuning van het aanbod van de beste dienstverlening aan klanten. Zo levert Raben momenteel bijvoorbeeld elektronische tools aan klanten die helpen bij de voorbereiding van documenten en vrachtlabels. De tools zorgen ervoor dat elk document is voorzien van een unieke barcode die op ieder moment kan worden gescand. Dit biedt klanten inzicht in waar hun producten zich bevinden binnen het proces.
Uitdaging
Om klanten te blijven voorzien van de beste logistieke dienstverlening, en om de uitbreiding van de organisatie te ondersteunen, besloot Raben om een geïntegreerd en modern transport managementsysteem te implementeren. In 2002 nodigde Raben tijdens haar zoektocht twaalf software-aanbieders uit om hun oplossing te presenteren. Binnen zes maanden werden de initiële presentaties afgerond. Na een rigoureus selectieproces werd Kewill (toen nog Interchain) gekozen voor de ontwikkeling en integratie van het transport managementsysteem voor alle business units van Raben. De belangrijkste uitdaging was om de complexiteit uit de supply chain te verwijderen met de inzet van een ‘best practice’ proces. Daarnaast moesten medewerkers toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment in dit proces.
Oplossing
Kewill Transport is een belangrijk element van Kewill’s Global Trade Management-suite. Deze krachtige, eenvoudig te gebruiken TMS-applicatie levert alle functionaliteiten die nodig zijn voor de planning en financiële overeenkomsten tussen de business units. Dit terwijl de focus ligt op het maximaliseren van de efficiency en het minimaliseren van de kosten. De software biedt uitgebreide tools die helpen bij het beheren en controleren van de variabelen die horen bij de logistieke dienstverlening. Dit varieert van het definiëren van business processen tot het monitoren van SLA’s (Service Level Agreements), en van het optimaliseren van voorraadbeheer tot het inzetten van transportcapaciteit.
Slawomir Pawlak, IT-manager bij Raben: “In het begin konden we geen software vinden die 100% bij ons business-model paste. Het leek erop dat slechts een paar van de geselecteerde leveranciers software met de juiste functionaliteit konden bieden om transport via transportnetwerken (hubs) te beheren. Na een test zagen we dat Kewill’s Transport Management software het beste bij onze wensen paste.” Na de selectie werd in 2003 van start gegaan met de implementatie van Kewill Transport Management software. Deze implementatie werd gefaseerd uitgevoerd in drie jaar. De grootste uitdaging voor Raben en Kewill was om de zeven business units van Raben te voorzien van één geïntegreerd systeem, wat betekende dat de software stap voor stap uitgerold moest worden binnen iedere individuele unit.
Gezien de omvang van het project had Raben een industriële database nodig waar de software op kon draaien. Kewill had zelf ook een database, maar deze was niet voorzien van de capaciteit die Raben nodig had. Om het project goed af te ronden ging Kewill een partnerschap aan met Oracle, die de meest geschikte database kon leveren waar Kewill Transport Management software op kon draaien.
“De implementatie duurde drie jaar vanwege de complexiteit van het project, de gefaseerde benadering en de gedetailleerde benodigdheden. Daarnaast hadden we ook specificaties nodig om de software te gebruiken en ons te onderscheiden in de dienstverlening naar onze klanten”, zegt Slawomir Pawlak. “In het begin was er een groot gat tussen wat we nodig hadden en wat direct beschikbaar was bij Kewill. Daarom startte Kewill met het implementeren van de standaardoplossing en voegde nieuwe functionaliteiten toe gebaseerd op onze wensen. Deze gedetailleerde ontwikkeling duurde negen maanden, waarna we begonnen met de eerste uitrol.”
“Om bij te blijven met de moderne supply chains, zocht Raben naar manieren om haar processen te stroomlijnen en automatiseren. Echter, om snel toegang te hebben tot de voorraad – op de juiste plek, om kosten beter in te schatten en klanten de dienstverlening te bieden die ze nodig hebben – heb je ook op ieder moment transparantie nodig”, zegt Ger Daalhuisen, Global Product Manager bij Kewill.
Resultaten
“De kracht van deze oplossing is dat je veel verschillende configuraties op kunt zetten vanwege de flexibiliteit”, zegt Pawlak. De technologie toont de werkelijkheid, waardoor Raben veel verzendingen en activiteiten tegelijkertijd kan afhandelen. Het belangrijkste is dat Raben nu een centraal en geïntegreerd (tussen alle business units en andere belangrijke zakelijke systemen) transport managementsysteem heeft dat alle losse systemen heeft vervangen. De losse systemen werden voorheen apart geïnstalleerd op iedere locatie. Deze gecentraliseerde benadering maakt het mogelijk voor Raben om het aantal fouten in datatransfers te verlagen en de rapportage te beheren. “Het hebben van één centraal systeem biedt ons de eenvoudigste manier om de software te onderhouden”, vervolgt Pawlak. “We kunnen het team op een centrale plek houden en we kunnen makkelijker met de leveranciers overleggen. In mijn ogen hebben we dankzij de samenwerking met Kewill lagere kosten, eenvoudiger onderhoud en verbeterde beveiliging en back-up procedures. Vanuit een zakelijk oogpunt kan Raben nu meer accurate informatie en nieuwe diensten bieden, en deze sneller ontvangen en inzetten dan voorheen. Vandaag de dag is het ontvangen van snelle en accurate informatie cruciaal voor de klanten van Raben.”
Het was een groot en ambitieus project om de business units met elkaar te verbinden in verschillende landen en met diverse vormen van dienstverlening aan klanten. “Uiteraard waren er wel wat uitdagingen tijdens het project. Echter, wat indruk op mij heeft gemaakt is hoe Raben en Kewill deze het hoofd hebben geboden en het project tot een goed einde hebben gebracht”, besluit Slawomir Pawlak.